نرم‌افزارهای منابع انسانی را چطور از هم جدا کنیم

عبارت «نرم افزار های منابع انسانی» معمولاً آدم را به یک لیست بلند از نام محصول می‌رساند. آن لیست‌ها دو مشکل دارند. یا ویژگی‌هایی را به یک محصول نسبت می‌دهند که در نسخه واقعی مشتری وجود ندارد، یا همه را با یک معیار «جامع بودن» می‌سنجند. جامع بودن برای تیمی که فقط ورود نیرویش به‌هم‌ریخته، معیار بدی است. این نوشته نام فروشنده را رتبه نمی‌کند و ویژگی رقبا را حدس نمی‌زند. فقط گونه‌های رایج را از روی کاری که باید انجام شود جدا می‌کند.

بازار ایران چند گونه آشنا دارد. ممکن است یک شرکت چند گونه را در یک قرارداد بفروشد. ممکن است گونه تعامل اصلاً در آن قرارداد نباشد. پیش از مقایسه نام‌ها، گونه را انتخاب کنید.

حقوق، احکام و پرسنلی

این گونه پرونده استخدام، حکم، مزایا، کسورات، بیمه و خروجی‌های قانونی را نگه می‌دارد. خریدار معمولاً واحد مالی و کارگزینی است. دقت عدد، سابقه تغییر حکم و گزارش ماهانه این‌جا اصل است. اگر درد شما مغایرت فیش است، باید سراغ همین گونه بروید.

آرتا این کار را نمی‌کند و نباید به‌عنوان سامانه حقوق معرفی شود. امتیاز داخل آرتا مبنای کسر و اضافه حقوق نیست. اگر سازمانی بخواهد بین دیده شدن و پرداخت ربطی بگذارد، آن قاعده باید بیرون از جدول امتیاز و با آگاهی مالی نوشته شود، نه با تبدیل خودکار هر امتیاز به تومان.

حضور و غیاب و کارکرد

این گونه ورود، خروج، مرخصی، مأموریت ساعتی و گاهی شیفت را ثبت می‌کند. داده اغلب از دستگاه یا از خوداظهاری می‌آید و به کارکرد ماه وصل می‌شود. مسئله‌اش انضباط زمان است، نه کیفیت همکاری.

آرتا سامانه حضور و غیاب نیست. ساعت زدن روی داشبوردهای آزمایشی محصول، ابزار منابع انسانی نیست و در معرفی به خریدار نشان داده نمی‌شود. اگر سازمان دستگاه یا سامانه کارکرد دارد، نگهش دارید. تعامل کارکنان را با تعداد ساعت حضور یکی نگیرید. کسی می‌تواند همه‌روزه حاضر باشد و در ورود نیروی تازه هیچ نقشی نداشته باشد.

جذب و پیگیری درخواست

بعضی سامانه‌ها برای آگهی شغلی، رزومه و گردش تأیید ساخته شده‌اند و به تابلوهای آگهی وصل می‌شوند. بعضی دیگر فقط وضعیت درخواست را داخل سازمان نگه می‌دارند. این دومی را با اولی اشتباه نگیرید.

آرتا موقعیت شغلی، درخواست، پرسش و وضعیت در انتظار یا پذیرفته یا رد شده را دارد. با پذیرش، فرد از حالت کارجو خارج می‌شود و سطحش برای دیدن پورتال کارمند عوض می‌شود. این یک گردش داخلی است. آرتا ادعا نمی‌کند آگهی را روی سایت‌های کاریابی منتشر می‌کند یا غربال خودکار رزومه انجام می‌دهد. اگر آن انتشار برای شما حیاتی است، ابزار تخصصی جذب را کنار این گردش داخلی بگذارید، نه به‌جای آن و نه با فرض اینکه هر دو یک چیزند.

آموزش

سامانه آموزش معمولاً کاتالوگ دوره، ثبت‌نام، آزمون و گاهی مدرک می‌خواهد. سازمان‌هایی که آموزش انبوه و الزام قانونی دارند، گونه تخصصی آموزش می‌خرند.

در آرتا دوره داخل همان پنل است و پیشرفت فرد می‌ماند. این برای آموزشی است که کنار مأموریت و ورود معنی دارد، مثلاً یک راهنمای کوتاه هفته اول. آن را به‌جای یک سامانه آموزش سازمانیِ مستقل معرفی نکنید. امتیاز آموزش هم فقط وقتی قابل گفتن است که در پرونده نشسته باشد، نه به‌صرف باز شدن صفحه.

ارزیابی عملکرد

گونه ارزیابی فرم دوره، هدف، نمره و گاهی بازخورد ۳۶۰ درجه است. ارزشش به کیفیت گفت‌وگوست، نه به تعداد فیلد.

آرتا ارزیابی دوره‌ای با نمره یک تا پنج و متن بازخورد دارد. این نمره به جدول امتیاز اضافه نمی‌شود. مدیر تیم فقط تیم خودش را ارزیابی می‌کند. اگر سازمان شما چرخه هدف‌گذاری فصلی پیچیده می‌خواهد، ببینید همین فرم کافی است یا نه. کافی نبودنش عیب پنهان نیست؛ مرز محصول است.

تعامل، قدردانی و گیمیفیکیشن

این گونه کمتر در بسته‌های حقوق دیده می‌شود و برای همین اغلب یا اصلاً خریداری نمی‌شود یا با یک ماژول مناسبتی قاطی می‌شود. کارش این است که رفتارهای همکاری قابل دیدن شوند: چک‌لیست ورود، مأموریت، تقدیر همکار، نشان، چالش و یک امتیاز توضیح‌پذیر.

آرتا این گونه است. شرح هر بخش در صفحه‌های آنبوردینگ، قدردانی، گیمیفیکیشن و تعامل آمده. پاداشش امتیازی است. پایلوت پیشنهادی‌اش هشت هفته با یک تیم است. گزارشش اگر داده نداشته باشد، کمبود را اعلام می‌کند.

چطور انتخاب کنید

این جدول قضاوت درباره فروشنده‌ها نیست. فقط کمک می‌کند درد را به گونه وصل کنید.

ترتیب خرید را از درد شروع کنید نه از طول فهرست امکانات. تیمی که حقوقش در اکسل درست درنمی‌آید، با جدول امتیاز آرام نمی‌شود. تیمی که حقوقش مستقر است ولی نیروی تازه‌اش هفته اول تنها می‌ماند، با خرید یک ماژول حقوقِ دیگر هم آرام نمی‌شود.

کنار هم قرار دادن گونه‌ها عادی است. خیلی از شرکت‌های ایرانی همین حالا یک سامانه پرسنلی دارند و همچنان قدردانی‌شان در گروه پیام‌رسان گم می‌شود. لایه افراد می‌تواند بدون مهاجرت داده‌های حقوقی اضافه شود. وعده «یک سامانه برای همه‌چیز» فقط وقتی صادق است که همان فروشنده واقعاً هر گونه را در قرارداد و در نسخه نصب‌شده پوشش بدهد. این نوشته آن وعده را برای آرتا نمی‌دهد.

اگر گونه تعامل همان چیزی است که این فصل لازم دارید، پایلوت را کوچک نگه دارید و گونه‌های دیگر را در پیشنهاد قاطی نکنید. برای تعریف خود مدیریت منابع انسانی، نوشته مدیریت منابع انسانی چیست را ببینید.

پرسش‌های رایج

چرا نام نرم‌افزارهای دیگر را نیاورده‌اید؟

چون مقایسه عادلانه به نسخه، قرارداد و مشتری واقعی هر محصول نیاز دارد. حدس زدن امکانات دیگران به خواننده ضرر می‌زند.

می‌شود هم حقوق داشت و هم آرتا؟

بله. جنس کارشان یکی نیست. حقوق سر جایش می‌ماند و آرتا لایه ورود، مأموریت و قدردانی را اضافه می‌کند.

«جامع» بودن معیار خوبی است؟

فقط اگر واقعاً به همه آن قطعه‌ها در همین سال نیاز دارید و هر قطعه در عمل کار می‌کند. برای بیشتر تیم‌های کوچک، یک گونه درست بهتر از منوی بلند است.

آرتا جای ابزار پروژه را می‌گیرد؟

نه. بورد کار تیم فنی می‌تواند همان که هست بماند.